Le ou la Secrétaire Général.e de Houston Accueil joue un rôle de coordination et de gestion des sujets administratifs et opérationnels au sein de l’association. Il/elle assure une communication fluide entre les différentes parties prenantes notamment par le biais de compte rendus de réunions et suit la mise en œuvre des décisions prises lors de celles-ci. En outre, le ou la Secrétaire Général.e est chargé.e de superviser l’agenda de l’association ainsi que certaines tâches administratives liées aux outils et aux questions juridiques. Enfin il est le garant du respect des différentes chartes et du règlement intérieur qu’il doit également mettre à jour régulièrement.
Comme tous les membres du bureau, il/elle fait partie intégrante de l’organisation des évènements.

A noter que ce poste de bénévole donne droit au « passeport bénévoles » - livret personnel de reconnaissance de l’expérience bénévole et de valorisation des compétences mobilisées et/ou acquises. Il est reconnu par de grands organismes publics : France Travail, le Ministère de l’Education Nationale et l’AFPA.

1. ORGANISATION ET SUIVI DES REUNIONS SUIVANTES :

• Bureau de Houston Accueil (qui se réunit toutes les trois semaines),
• Conseil d’Administration (qui se réunit 2 fois par an minimum),
• Comité des bénévoles (1 réunion par an),
• Toutes autres réunions ponctuellement organisées par le bureau régulièrement sur différents thèmes (réunion d’hôtesses, préparation d’événements, sujets de communication etc…).

2 - PRINCIPALES ATTRIBUTIONS

2.1. Elaboration des ordres du jour et des comptes-rendus :

• Proposer un ordre du jour pour chaque réunion, à compléter en accord avec la présidente,
• Envoyer les invitations et les ordres du jour aux membres du Conseil d’Administration, du Bureau, et du Comité des bénévoles
• Rédiger et diffuser le compte rendu des réunions dans un délai suffisamment court pour une transparence maximale et une bonne circulation de l’information, après aval du président,
• Superviser l’agenda des principales réunions de l’association

2.2. Mise à disposition des documents, mise à jour et suivi des décisions et des réglementations

• Tenir à disposition et archiver les ordres du jour et les comptes rendus des diverses réunions, et s’assurer du suivi des décisions,
• Tenir à disposition sur le drive et le site internet (le cas échéant) les chartes, règlements intérieurs et autres procédures ou documents administratifs

2.3. Rédaction de courriers plus spécifiques et relecture des documents externes

• Rédiger si nécessaire, divers courriers en anglais et en français (banque, assurances, sponsor, partenaires), en appui de la Présidente et la Trésorière,
• Veiller à la relecture de tout document officiel et de toute communication avant impression et/ou diffusion en lien avec les Responsables Journal et Communication

3 - INTERACTIONS

3.1. Internes avec tous les acteurs de Houston Accueil : la Présidente, les membres du Bureau, les membres du Comité des bénévoles et les Administrateurs.

3.2 Externes avec différents conseils, partenaires ou prestataires (outils, suivi juridiques ou autres…

4 – QUALITES ATTENDUES

• Engagement envers la mission et les valeurs de Houston Accueil.
• Compétences organisationnelles et administratives
• Très bonnes capacités rédactionnelles (Comptes-rendus, courrier relecture du journal, communication, site internet…)
• Aptitudes en communication et esprit d’équipe
• Sens de l’écoute et de la confidentialité

Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter Valentine Secretain Catrysse.