Le Responsable des événements pilote l’organisation des évènements, offre un accueil et un soutien aux adhérents, fait découvrir Houston et ses environs.

1. PRINCIPALES MISSIONS

1.1.Le/la responsable des Évènements est membre et assiste aux réunions :

•  Du Bureau de Houston Accueil (qui se réunit toutes les trois semaines),
•  De planification des événements (1 réunion par an),
•  Du Comité des bénévoles (1 réunion par an), A ce titre, elle participe activement à l’organisation de l’ensemble des évènements organisés par l’Association et participe au Conseil d’Administration qui se réunit 2 fois par an, minimum.

1.2.Le/la responsable des Évènements a pour rôle :

•  d’établir le programme des évènements annuels. Ce programme sera à présenter en réunion du conseil d’administration, à l’automne
•  De réaliser la préparation complète des événements annoncés et adoptés par le Bureau (réservation des sites, restauration, prestations proposées)
•  De coordonner et centraliser les actions à programmer pour la conception du projet.
•  De participer de manière active à la vie de l’Association pour pouvoir définir des programmes intéressants et attractifs.
•  De publier l’événement sur le site HA, suivre les inscriptions et envoyer la confirmation/rappel d’inscription
•  d’organiser des réunions régulières pour préparer un événement.
•  De préparer, après chaque évènement, un bilan et constituer des archives complètes à mettre sur Google drive, à conserver dans ses dossiers et à transmettre également au Secrétariat
•  De faire preuve de créativité dans la recherche d’idées nouvelles pour nos adhérents.

1.3.Le/la responsable des Évènements, au sein du bureau, doit :

•  Préparer l’organisation d’un évènement suffisamment en avance pour communiquer et organiser.
•  Présenter plusieurs propositions aux membres du bureau restreint. Les membres du bureau valideront en collégiale, la proposition la plus adéquate.
•  Être à l’écoute des propositions émises par les membres du bureau. Les membres du bureau font partie intégrante de l’organisation des évènements.

1.4. Le/la responsable des événements doit prendre connaissance des documents HA

•  le Compte-rendu mensuel du bureau HA, le Compte-rendu du Comité des bénévoles, du Conseil d’Administration et d’une manière générale, de tous les comptes rendus émanant de Houston Accueil, portés à leur connaissance.
•  La Charte du bénévole, La Charte des adhérents, La Charte de diffusion des informations et Le Règlement Intérieur HA

2. COMPÉTENCES ATTENDUES POUR OCCUPER LE POSTE

•  Bon relationnel et esprit d’équipe,
•  Organisation et bonne gestion des plannings
•  Bonne connaissance de l’Association, de ses adhérents et de la Ville de Houston,
•  Anglais courant
•  Créativité,
•  Assurer la confidentialité des informations liées à HA

3. INTERACTIONS

Il aura des interactions internes avec la présidente, la trésorière ainsi que tous les membres du bureau Houston Accueil. Mais aussi en externe avec les entreprises et prestataires choisis pour l’organisation d’événements, les membres du CA et au besoin avec le consulat général de France à Houston