Rappel de l’objet de l’Association
Houston Accueil accueille, informe et favorise l’amitié et la compréhension entre adhérents français, francophones, francophiles et citoyens américains. L’association organise des activités et événements pour faciliter l’intégration des familles et promouvoir la langue et la culture françaises.

A noter que ce poste de bénévole donne droit au « passeport bénévole » – livret personnel de reconnaissance de l’expérience bénévole et de valorisation des compétences mobilisées et/ou acquises. Il est reconnu par de grands organismes publics : France Travail, le Ministère de l’Education Nationale et l’Agence nationale pour la formation professionnelle des adultes.

1 – FINALITÉS

La coordinatrice des référent·e·s de quartier fait l’interface entre le Bureau de Houston Accueil et l’équipe des référent·e·s de quartier.

2 – PRINCIPALES MISSIONS

2.1 Participation aux réunions

• Assister aux réunions du Bureau (toutes les trois semaines)
• Participer au Comité (1 réunion minimum par an) et au Conseil d’Administration (2 fois par an)
• Participer activement à l’organisation des événements de l’association

2.2 Gestion et suivi des référent·e·s de quartier

• Accueillir les nouvelles référent·e·s, leur remettre la fiche de poste et la Charte du bénévole
• Transmettre le modèle de note de frais et la procédure de remboursement
• Fournir une liste actualisée des adhérents de chaque quartier et tenir les référent·e·s informé·e·s des événements
• Aider les référent·e·s à organiser des événements et favoriser les initiatives inter-quartiers
• Organiser des réunions d’échanges entre référent·e·s en début et fin d’année

2.3 Coordination avec d’autres services

• Collaborer avec le/la Responsable du Journal et le/la Responsable de la publicité pour la mise à jour du tableau des référent·e·s
• Transmettre les bilans provisoires des dépenses par quartier à la trésorière

2.4 Participation aux événements de l’association

• Aider à l’organisation des événements ponctuels (Café Accueil, Grand Accueil, soirée HA, Rallye, Galette des rois, Talents…)
• Transmettre, si nécessaire, les photos aux équipes communication et journal

2.5 Bilan et suivi administratif

• Établir un bilan annuel pour le Comité et le Conseil d’Administration
• Mettre à jour le tableau du matériel mis à disposition par Houston Accueil
• Prendre connaissance et transmettre les  documents HA : Charte du bénévole, Charte des adhérents, Règlement intérieur …

3 – INTERACTIONS

Internes : Trésorière, Responsable des adhésions, référent·e·s de quartier, Responsable du Journal, autres membres du Bureau et du Comité

4 – QUALITÉS ET COMPÉTENCES REQUISES

• Motivation et intérêt pour l’accueil des nouveaux arrivants
• Capacité à coordonner et soutenir une équipe de bénévoles
• Confidentialité des informations
• Pas de compétence préalable spécifique nécessaire ni ancienneté à Houston requise

5 – DURÉE DE FONCTION ET REMPLACEMENT

• Mandat de 3 ans, renouvelable pour 2 ans
• Formation du successeur, transmission des dossiers et documents
• Possibilité de demander le « Passeport Bénévole » à la fin du mandat